POLITYKA PRYWATNOŚCI I POLITYKA COOKIES
w ramach konferencji „Lubelskie Spotkania Psychiatryczne”**
1. Administrator i Podmiot przetwarzający
- Niniejsza Polityka prywatności, zwana dalej „Polityką”, określa zasady przetwarzania danych osobowych Uczestników w ramach konferencji „Lubelskie Spotkania Psychiatryczne” (zwanej dalej „Konferencją”), która odbędzie się w dniach 14–15 maja 2025 r. w Zamościu, w formule hybrydowej – stacjonarnie w Hotelu Koronnym oraz online za pośrednictwem strony internetowej https://spotkaniapsychiatryczne.pl (zwanej dalej „Stroną www”).
- Polityka określa w szczególności:
a. administratora danych osobowych,
b. dane osobowe Uczestników przetwarzane na Stronie www i podczas Konferencji,
c. cele i podstawy prawne przetwarzania danych,
d. kategorie odbiorców danych,
e. informacje związane z korzystaniem ze Strony www i uczestnictwem w Konferencji oraz politykę cookies,
f. okres, przez który dane osobowe będą przechowywane,
g. prawa Uczestników,
h. dobrowolność podania danych,
i. informacje o ochronie danych osobowych. - Administratorem danych Uczestników Konferencji jest:
Neo-Vinci Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Puławska 14, 02-512 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000682312, NIP 5223094302, REGON 367606445, zwana dalej „Administratorem”. - Administrator ustala cele i sposoby przetwarzania danych i ponosi odpowiedzialność za ich zgodne z prawem przetwarzanie, realizację obowiązków informacyjnych oraz wykonywanie praw Uczestników wynikających z RODO.
- Punktem kontaktowym dla Uczestników w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych jest: Neo-Vinci Sp. z o.o., ul. Puławska 14, 02-512 Warszawa, e-mail: kontakt@neo-vinci.pl, tel. 792 850 530.
- Cele przetwarzania danych przez Administratora zostały określone w punkcie 3 niniejszej Polityki.
- Osoby uczestniczące w Konferencji zwane są „Uczestnikami”.
- Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail: kontakt@neo-vinci.pl.
- Strona www Konferencji: https://spotkaniapsychiatryczne.pl.
2. Dane przetwarzane na Portalu
- Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, tj. o Uczestniku.
- Podczas rejestracji Uczestnika na Konferencję i w trakcie uczestnictwa w Konferencji zbierane są następujące dane:
a. imię i nazwisko,
b. numer prawa wykonywania zawodu,
c. adres e-mail,
d. numer telefonu,
e. data urodzenia,
f. wykonywana specjalizacja lekarska,
g. adres IP Uczestnika dokonującego rejestracji. - W związku z dokonywaniem przez Uczestnika płatności za udział w Konferencji zbierane są następujące dane:
a. imię i nazwisko,
b. numer rachunku bankowego,
c. numer NIP,
d. adres,
e. nazwa działalności (jeśli dotyczy),
f. token lub inny numer przekazany Uczestnikowi przez sponsora Konferencji umożliwiający udział bez dokonywania płatności.
3. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych
- Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
- Dane osobowe, o których mowa w punkcie 2 ust. 2, przetwarzane są przez Administratora w celu:
a. wysyłania Uczestnikowi e-maili i SMS-ów przypominających o Konferencji – podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
b. umożliwienia Uczestnikowi uczestnictwa w Konferencji, korzystania z jej funkcjonalności oraz przekazywania materiałów edukacyjnych – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
c. dokonania rejestracji i obsługi Uczestnika – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
d. prowadzenia analiz statystycznych dotyczących korzystania ze Strony www – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
e. przesyłania informacji o konferencjach, programach edukacyjnych i treściach marketingowych Administratora i partnerów – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
f. weryfikacji prawa wykonywania zawodu lekarza (w tym w NIL) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
g. wykazania realizacji obowiązków wynikających z RODO – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
h. prezentacji imienia i nazwiska lub pseudonimu Uczestnika w części online Konferencji – art. 6 ust. 1 lit. b RODO. - Dane osobowe, o których mowa w punkcie 2 ust. 3, przetwarzane są w celu dokonania płatności oraz realizacji obowiązków podatkowych – art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO.
- Data urodzenia jest przetwarzana wyłącznie w celu weryfikacji prawa wykonywania zawodu.
4. Kategorie odbiorców danych
- Dane osobowe mogą być przekazywane:
- podmiotom współpracującym z Administratorem w zakresie obsługi Konferencji,
- podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe i techniczne,
- operatorowi płatności PayPro S.A. (Przelewy24),
- bankom,
- organom podatkowym – jeżeli wymagają tego przepisy prawa.
5. Informacje związane z korzystaniem ze Strony www i polityka cookies
- Strona www zbiera informacje dotyczące korzystania z niej, w tym: adres IP, rodzaj przeglądarki, źródło wejścia, przeglądane podstrony, kraj użytkownika.
- Informacje mogą być pozyskiwane za pomocą plików cookies.
- Instalowanie plików cookies może nastąpić za zgodą Uczestnika, wyrażoną poprzez ustawienia przeglądarki lub panel zgód.
- Uczestnik może blokować lub usuwać pliki cookies w ustawieniach urządzenia.
- Cookies służą m.in. do analityki, funkcjonowania serwisu oraz celów marketingowych.
- Przechowywanie lub dostęp do cookies nie wymaga zgody w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi rejestracji i korzystania ze Strony www.
6. Okres przetwarzania danych
- Dane osobowe Uczestników przetwarzane są:
a. w celu wskazanym w pkt 3 ust. 2 lit. a–b i h – do czasu zakończenia Konferencji i usunięcia cookies;
b. w celach rejestracyjnych – do zakończenia rejestracji i usunięcia cookies;
c. w celach analitycznych – do usunięcia cookies;
d. w celach marketingowych – przez okres prowadzenia działalności przez Administratora lub do wniesienia sprzeciwu;
e. w celach wskazanych w pkt 3 ust. 2 lit. f i g – przez okres prowadzenia działalności;
f. w celach podatkowych – przez okres wymagany przepisami prawa.
7. Prawa Uczestników
- Uczestnik ma prawo:
a. dostępu do danych,
b. sprostowania,
c. usunięcia,
d. ograniczenia przetwarzania,
e. sprzeciwu,
f. przeniesienia danych,
g. wniesienia skargi do Prezesa UODO. - Uczestnik może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Uczestnik ma również prawo sprzeciwić się przetwarzaniu danych w celach marketingu bezpośredniego.
8. Dobrowolność podania danych
- Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udziału w Konferencji.
9. Ochrona danych osobowych
Środki obejmują m.in.:
i. tworzenie backupów bazy danych co 60 minut,
ii. firewall,
iii. IPS,
iv. IDS,
v. ochronę antywirusową,
vi. backup plików co 24 godziny,
vii. serwerownię w kolokacji,
viii. serwerownię zabezpieczoną dostępem tylko dla upoważnionych,
ix. zapasowe źródła zasilania,
x. system przeciwpożarowy.
Administrator wdrożył odpowiednie środki bezpieczeństwa.